Les contes de fées sont utiles à la gestion de projet

Par 18 décembre 2008

Le Personal Project Planner classe automatiquement les informations relatives à un sujet, quel que soit le format du document. Il s'inspire de la logique de la fable pour créer des rubriques chronologiques et pertinentes.

L'université de Washington travaille sur un système qui puise dans la mémoire de l'ordinateur pour classer et mettre à jour les informations qui s'attachent à un projet. Le système, baptisé Personal Project Planner, fonctionne comme une extension de fichier. Il se présente comme un simple document, organisé en rubriques (titres, sous-titres, corps du texte). Mais chaque information affichée est tirée de l'ensemble des données présentes sur le PC. Ce, quel qu'en soit le format : documents Word, email, pages web, post-it numériques, etc. L'utilisateur qui travaille sur un projet professionnel ou prépare ses vacances se contente de glaner sur le web les informations qui l'intéressent, de télécharger des documents, ou de prendre des notes. Le Personal Project Planner réunit alors ces informations et les classent de manière logique et progressive. Une petite icône permet ensuite d'accéder à la source du document initial en un clic.
S'inspirer des contes de fées
Selon ses concepteurs, il est particulièrement adapté à la gestion de projets étalés sur plusieurs étapes. La raison ? C'est parce qu'il utilise la logique et la chronologie du conte : situation initiale, évènements, conclusion. Il est ainsi capable d'identifier le contenu des données et de les classer par rubrique ou thématique. Ses créateurs donnent l'exemple d'une personne partie en voyage d'affaires en Chine. Le système classera les données concernant le projet selon plusieurs thèmes : un premier autour des informations pratiques sur le voyage (hôtel, avion...), un autre réunissant les différentes prises de notes réalisées pendant les meetings et les documents autour des réunions, et enfin un dernier sur les conclusions.
Gérer une quantité d'informations importante
Le Personal Project Planner permet aussi de réaliser des activités connexes sans sortir de l'outil. L'utilisateur peut ainsi envoyer un mail ou des rappels sur l'échéance d'un projet. "Nos recherches ont montré que les gens expérimentent continuellement de nouveaux moyens de gérer par écrit les projets en cours", explique William Jones, professeur au département Information School de l'université et à l'initiative du projet. Or, ajoute-t-il, seuls peu d'entre eux s'avèrent efficaces. Ces multiples tests n'ont alors pour seul effet que de disperser l'ensemble de ses informations. "Certains de ces organiseurs ne marchent pas. D'autres subissent des dysfonctionnements dès que la quantité d'informations stockée est trop importante". Le système de gestion de l'université de Washington est téléchargeable gratuitement.

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