Courriels : une consultation fractionnée améliore l'efficacité

Par 10 mars 2009 Laisser un commentaire

La réception par lot des messages électroniques redonne aux salariés les moyens de se concentrer sur leurs autres tâches. La hiérarchisation des messages est également améliorée.

L'email est le mode de communication professionnelle le plus prévalent. Problème : l'attention permanente accordée à ses courriels provoque une baisse de 4 à 5 % de ses capacités quotidiennes de travail. Si la réception - et donc la lecture - se fait par lot et à heure fixe, cette chute n'est plus que de 1 %. Le constat est dressé par deux chercheurs américains, Ashish Gupta et Ramesh Sharda*. La consultation du client de messagerie fait perdre du temps aux salariés confrontés à la hiérarchisation et au classement de l'information. Sans compter les pertes de données ou les interruptions de connexion qui suscitent des pertes d'attention.
Répartir pour mieux gérer
La possibilité de fractionner les moments de réception et de ne permettre la consultation des messages qu'à heures fixes empêche du coup toute distraction. Elle enlève aussi un poids au salarié : celui de répondre en permanence aux messages reçus, sous peine d'être considéré comme peu impliqué. Pour obtenir cette mesure, les universitaires ont réalisé plusieurs simulations de la réception continue de flux de mails dans une entreprise pour avoir un aperçu des effets sur les salariés. Le modèle, baptisé Simone*, vise à inventer ce que les scientifiques appellent des mécanismes de survie face à l'avalanche de courriels et aux interruptions permanentes du travail, du fait des consultations fragmentées.
Un agent intelligent qui assiste à la volée
Les chercheurs ont réalisé plusieurs essais en se basant sur des réseaux (taille, type d'information en circulation, etc.) et des fréquences de consultation différents. Simone est capable de prendre en compte le degré d'urgence des courriels, mais pas encore d'extraire ce degré d'urgence du contenu. "À terme, nous voudrions faire en sorte que notre système fonctionne comme un agent intelligent capable d'aider à la volée le salarié à savoir quand traiter ses courriels", explique à L'Atelier Ashish Gupta, de la Minnesota University. En d'ajouter : "Développer des schémas de gestion des priorités avec des technologies sémantiques appliquées à la planification des courriels devrait être un de nos prochains gros chantiers".
*De la Minnesota State University Moorhead et de l'Oklahoma State University
*Simulator for Interruptions and Message Overload in Network Environments

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