L'e-mail, un dispositif à améliorer mais pas à supprimer

Par 15 juin 2012
Femme tapant un e-mail

Les collaborateurs sont nombreux à trouver que ce mode de communication doit être revu et amélioré, mais pas supprimé. Il s'agirait donc plus d'un problème d'usage que de support.

Certaines entreprises envisagent ou décident d'en finir avec l'e-mail au profit de nouveaux moyens de communication interne, tels que les réseaux sociaux. Ce qui pourrait être une solution, s'interrogeait récemment Anthony Poncier dans sa chronique sur "Les réseaux sociaux à la place du mail ?". Selon une étude de The Grossman Group et de LCWA Research Group, le bon vieux courriel devrait cependant avoir encore de belles années devant lui. Cela, s'il est cependant amélioré, et
mieux utilisé. Constat effectué par 47% des dirigeants, 57% des managers intermédiaires et 35% des employés interrogés. Qui tous le considèrent actuellement "écrasant", "excessif" voire "ennuyeux". Pour autant, plus des trois quarts des collaborateurs en entreprise ne renient pas cet outil. Et pour cause, ils sont 84% des dirigeants, 83% des managers intermédiaires et 77% des employés non superviseurs à le trouver efficace. En interne ou en externe. Mais également pour garder une trace de ce qu'il s'y dit, qu'il s'agisse d'un historique ou de l'enregistrement d'une information.

Du temps perdu

Car ce n'est pas l'e-mail en tant qu'outil qui est ici critiqué. Mais bien son utilisation. Si l'on prend l'exemple des managers
intermédiaires qui sont les plus convaincus de l'utilité de revoir les règles d'usage, l'on comprend qu'un des problèmes est le temps. En effet, ces derniers considèrent qu'ils perdent en moyenne vingt quatre minutes par jour et par personne à cause de courriels non pertinents avec leur activité. Soit cent heures par année et par personne. Et ce, à cause des allers et retours incessants, "répondre à tous" ou autres "mises en copie" non justifiés, ou des e-mails qui ne sont pas clairs.
D'ailleurs, 30 à 40% des répondants sont convaincus qu'ils seraient plus productifs si leur entreprise diminuait le nombre d'e-mails relatifs au travail. Car ces managers passent également soixante quatorze minutes par jour à traiter des mails pendant leurs heures de travail. Mais également vingt huit minutes en dehors des heures de
bureau.

Une solution : la régulation ?

Alors certes, les middle managers ne sont pas les seuls à penser de cette façon. Mais ils sont le plus touchés. Par exemple, parce qu'ils sont très nombreux à accéder à leurs messages professionnels en dehors des heures de bureaux - 79% contre 47% chez les employés non superviseurs, notamment à cause du smartphone - respectivement 68% et
34%. Ce qui, chez les premiers, pose des problèmes de conciliation entre vie privée et professionnelle (30%), leur fait craindre de rater une information importante (29%) ou leur procure du stress (21%). Alors, quelle solution ? D'abord et avant tout : renforcer les règles et l'étiquette pour 55% des middle managers, 40% des employés et 61% des dirigeants. Mais également limiter les courriels hors des horaires de bureau (respectivement 20%, 13% et 11%) ou pendant les horaires de
travail (15%, 11% et 8%). En revanche, supprimer l'e-mail ne semble pas être une solution envisageable puisqu'ils sont respectivement 12%, 7% et 3% à y adhérer.

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