eFrame centralise la gestion de fichiers Excel pour plus de fiabilité

Par 01 septembre 2009
Mots-clés : Smart city

Bon nombre des erreurs que contiennent les tableurs sont dues à un respect hasardeux des processus. Un nouvel outil web les automatise et assure contrôle et traçabilité des données.

Une étude récente de l’Eusprig* établit un lien entre la crise financière que nous traversons et l’utilisation massive de tableurs Excel erronés. Si l’on est en droit de prendre cette conclusion avec quelques précautions, il est indéniable que les tableurs sont devenus un outil fondamental des entreprises et que beaucoup comprennent des erreurs. La société Second Floor se propose avec eFrame de rendre leur fiabilité aux tableurs existants. eFrame est une application web qui centralise l’utilisation des fichiers Excel et en assure la structuration. « L’un des principaux problèmes d’Excel actuellement, c’est son absence de capacité d’audit, explique à l’Atelier Bart Oortwijn, directeur du Département Technologie de Second Floor. Les processus en place sont souvent très médiocres et il n’y a pas de réelle traçabilité de la source des données ».
Des fonctionnalités sécurisantes
L’application développée par la société néerlandaise impose à l’utilisateur de séparer le modèle (les différents calculs et formules qui vont être utilisées) des données à traiter. Ce sont en effet les modifications manuelles qui sont la cause d’une majorité des erreurs. Des formules se retrouvent, par exemple, malencontreusement remplacées par des données fixes. Ce problème est si récurent que les tentatives pour y mettre fin ont été nombreuses, comme récemment. Le système va également effectuer quelques vérifications de base pour s’assurer que le modèle fonctionne correctement. L’administrateur du fichier pourra déterminer une série de formules "clés" qu’il ne sera pas possible de modifier sans son accord. Le processus de création du tableur n’est pas le seul en cause, tous les processus qui lui sont reliés sont également automatisés.
Inutile de repartir de zéro
"Le modèle étant stocké dans la base de donnée d’eFrame et non plus sur le réseau de l’entreprise, ajoute Bart Oortwijn, il devient possible de contrôler les changements effectués de version en version". Cela permet donc de s’assurer que tout le monde travaille bien avec le même fichier et avec les mêmes données. Autre avantage de cette centralisation des données, il devient possible très facilement de sortir des graphiques ou des analyses comparatives portants sur des périodes très longues. L’un des principaux apports d’eFrame est qu’il ne nécessite pas de repartir de zéro. "L’implémentation se fait à partir des fichiers Excel existants, généralement sur quelques semaines", précise Bart Oortwijn. Une période de formation à l’utilisation de eFrame est également prévue.
* European Spreadsheets Risks Interest Group

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