Préparez l’évolution du bureau numérique

Par 26 décembre 2011
Mots-clés : Smart city, Amériques, Asie, EMEA
future workplace

Infocentric Research vient d’éditer un livre blanc focalisé sur le futur bureau numérique. Son évolution vise à mieux gérer les informations pour aider à accomplir le travail.

La recherche d’informations nécessaires aux activités métier accapare chacun des collaborateurs durant une à deux heures par jour de travail. Mises bout à bout, ces périodes improductives affectent les résultats de l’entreprise en fin de mois. Les problèmes d’informations (volumétrie, fiabilité, complexité) augmentent le stress, démotivent les salariés et limitent leurs échanges. Au final, ils provoquent de mauvaises décisions, réduisent la qualité ou les performances. Cela devient visible par les clients au niveau du service après-vente ou du manque de synergies et de transparence entre les équipes. Comment améliorer la productivité de groupes de travail pourtant déjà informatisés ? Le bureau numérique se transforme pour fournir des outils transversaux de recherche, mais aussi de gestion des projets, des tâches et des procédures qui incombent à chacun des utilisateurs. L’ère du Digital Workspace, selon Infocentric Research, ne ferait que commencer.

L'intranet ne reflète pas l'entreprise

Après la vague de la bureautique puis celle de la messagerie électronique, l’entreprise a développé l’intranet pour faciliter le travail collaboratif. Mais ce système de gestion de l’information facilite surtout la circulation des informations de haut en bas. Sa contribution aux échanges productifs reste limitée. Pire, l’intranet ne reflétant pas tous les services de l’entreprise, il provoque parfois davantage de problèmes qu’il n’en résout. La faute en incombe à sa conception technologique et à sa mise en œuvre sur le terrain. Les systèmes se sont cumulés, au fil des ans, sans véritable planification ni étude de voisinage. On a réalisé quelques interconnexions ponctuelles, après coup. Mais ce défaut d’urbanisation freine les fonctionnalités inter-systèmes. Comme une ville ne prévoyant pas d’infrastructures routières, de réseaux d’énergie ou d’égout, le système d’informations ne dispose pas d’une architecture commune à toutes ses applications.

Davantage de procédures dans le système

Jusqu’à présent, les systèmes étaient fournis et utilisés principalement pour résoudre des problèmes d’informations comme l’archivage de documents légaux par exemple. Le bureau numérique est intégré à davantage de procédures de travail quotidiennes. Il devient un ingrédient actif de la façon d’accomplir les tâches. Conçu pour soutenir toutes les missions individuelles, le bureau numérique prépare la sélection des informations. Il optimise les processus métier en rassemblant des flux d’informations et des procédures disparates. Du coup, la structure opérationnelle évolue et les formulaires papiers disparaissent. Les procédures deviennent embarquées dans le système et dans les pratiques de l’organisation. Est-ce rentable ? L’investissement initial ne dépasserait pas 25% du total des dépenses annuelles en recherche d’informations. Par contre, les gains escomptés seraient substantiels car ils se placent au niveau de la productivité des équipes, de la réduction des coûts et du délai de réalisation de chaque tâche.

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