La productivité tient aussi à une meilleure maîtrise de l'informatique

Par 15 avril 2009

Les programmes tels que Word, Excel ou PowerPoint sont souvent mal utilisés par les professionnels. Pourtant, apprendre à en exploiter tout le potentiel est synonyme de gains de productivité.

Nombreux sont les individus qui, pour aligner un texte dans Word, utilisent la barre d'espace. Au lieu d'exploiter les fonctions à disposition dans le logiciel, et qui rendraient cette action plus rapide et plus efficace. Le chercheur Suresh Bhavnani de l'université du Michigan a observé cette sous-exploitation du potentiel des logiciels basiques. Le problème ? Des retombées sur l'efficacité des salariés. Pour y remédier, il a suivi le travail de plus de quatre cents étudiants, sur une durée de cinq ans. L'objectif : mettre en place un apprentissage des logiciels plus approprié, et ainsi aider les professionnels à améliorer leur productivité en entreprise.
Optimiser l'utilisation
Dans son étude, il identifie quatre principales tâches que les collaborateurs peinent à accomplir : l'itération, ou la capacité à copier et coller de manière stratégique. La propagation, ou le fait de connecter les objets, l'organisation, qui permet d'ordonner et de ranger l'information, et la visualisation grâce à laquelle les individus sélectionnent la bonne information. "Grâce à cette recherche, nous avons identifié neuf stratégies d'optimisation" explique à L'Atelier Suresh Bhavnani. "Celles-ci permettent de réduire le temps que les professionnels prennent pour effectuer des tâches banales. Mais également de limiter le nombre d'erreurs qui pourraient en résulter".
Gagner du temps
Parmi les conseils donnés par le chercheur, figure celui de soigner particulièrement tous les fichiers dans leur version originale. Puis de les réutiliser pour produire les nouveaux documents : il est inutile, pour la création de chaque nouveau document Excel, de recommencer tout le paramétrage. Copier, coller un fichier existant sans erreur et le modifier pour en faire un nouveau fichier adapté à la nouvelle tâche est plus efficace et source de gain de temps et donc de productivité. Pour le chercheur, ces observations s'appliquent "à une large gamme de professionnels, du web designer au responsable administratif, en passant par le chercheur".

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