Les réunions ne peuvent pas toutes se dématérialiser

Par 29 octobre 2008

La vidéoconférence est un moyen intéressant de réaliser des économies, mais ne doit pas être la réponse à toutes les formes de meetings. Les participants sont en effet moins attentifs, et les outils pas toujours adaptés.

Les sujets abordés dans le cadre d'une réunion en vidéoconférence peuvent être plus difficilement assimilables que si la rencontre s'était tenue en face-à-face. Ce qui impose aux collaborateurs un travail plus important en aval. Voilà l'une des conclusions tirées par deux chercheurs de la Pennsylvania State University. Principale raison à cette situation : les participants accordent plus d'attention au charisme de l'intervenant et à son aisance qu'à son propos quand celui-ci s'exprime par le biais de la vidéo. Et selon les chercheurs, l'une des manifestations de cette baisse d'attention est que les individus posent moins de questions aux intervenants que quand ils se trouvent face à eux. Le rapport ne remet pas en cause l'intérêt d'une telle solution : en tant de crise, et avec les politiques de réduction des dépenses énergétiques, la vidéoconférence semble idoine. Mais il souligne qu'elle n'est pas adaptée à toutes les formes de réunions.
Adapter la vidéoconférence à ses besoins
Ses auteurs annoncent ainsi ne pas recommander la tenue d'une réunion qui mélange participants en présence et par vidéoconférence s'il s'agit de prendre des décisions cruciales. Chaque groupe assimilera différemment l'information, ce qui rend plus difficile la signature d'un accord commun. Enfin, les auteurs du rapport rappellent la nécessité d'améliorer l'équipement type d'une solution de vidéoconférence, avec des applications de localisation par exemple. "Les décisions professionnelles importantes peuvent souffrir d'un usage de la vidéoconférence si ces solutions ne sont pas adaptées à la situation", souligne ainsi Carlos Ferran, l'un des auteurs de l'étude. Pour parvenir à ces conclusions, les responsables du projet ont mené une enquête auprès de professionnels du secteur médical, accoutumés aux réunions par caméra interposée.
Des expériences plus proches du réel
Les résultats ont été publié dans le journal de l'Informs (Institute for Operations Research and the Management Sciences). Sur les douze semaines de leur étude, ils ont participé à une vingtaine de séminaires, auxquels les spécialistes pouvaient participer physiquement ou par vidéoconférence. Reste que les dispositifs de conférence web proposent désormais des applications de plus en plus riches, qui rendent l'expérience plus proche du réel. La solution professionnelle proposée par Smeet, fournisseur de chat room en 3D que L'Atelier a rencontré à l'occasion du salon ETRE à Stockholm, combine ainsi vidéo, téléphonie, messagerie instantanée, visualisation de documents et possibilité d'intervenir dessus à plusieurs.

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