Une collaboration en présentiel efficace a besoin de virtuel

Par 29 juin 2010

Entre réseau social et messagerie instantanée, MyUnity permet de voir rapidement les collaborateurs disponibles et par quel biais. Le but : éviter aux salariés de PME de perdre du temps à organiser leurs communications.

Près de 20 % du temps de travail d'un salarié est consacré à organiser sa communication avec ses collègues de travail, indique l'université de Palo Alto. Pour qui le meilleur moyen d'améliorer la collaboration en présentiel est de passer par le virtuel. Dans ce sens, elle a développé MyUnity. Le widget, qui a pour but de simplifier la gestion des disponibilités, se présente comme à mi-chemin entre réseau social et service de messagerie instantanée. Destiné aux petites et moyennes entreprises, il affiche une mosaïque d'images représentant les salariés de l'entreprise. Selon le code couleur du cadre de l'image, ces derniers peuvent savoir si leur collègue peut être joint ou non. Un encadré vert indique par exemple que le travailleur est connecté, un bleu qu'il travaille à l'extérieur ou encore un bleu pâle qu'il est présent mais indisponible à recevoir des messages. Au bas du trombinoscope, les utilisateurs peuvent également voir défiler les derniers messages postés par les membres. "Ce widget a le bénéfice de capitaliser et de centraliser des outils déjà existants", confie à L'Atelier Gatien Hanicotte, consultant à SQLI Agency.
Centraliser des outils de communication existants
Et d'ajouter : "il est une porte d'entrée unique à de l'information présentielle". A noter que d'autres indicateurs permettent d'en savoir plus sur la disponibilité. Une silhouette accolée à l'image indique par exemple que la personne est en train de recevoir un visiteur. Ou un calendrier que le salarié attend un évènement. En cliquant sur la photographie, les membres peuvent en savoir davantage sur le profil du salarié - adresse électronique, contacts, statut…- et grâce à des onglets tels que Skype, Jabber ou Google Talk entamer une discussion avec cet interlocuteur. Seuls les canaux de communication sélectionnés par le destinataire peuvent être utilisés. Selon les chercheurs, les premiers tests ont montré une amélioration du sentiment de communauté au travail.
Décomplexer les relations en entreprise
Si le nombre de communications n'a pas sensiblement évolué, les salariés auraient ainsi modifié leur façon d'interagir les uns avec les autres. Autre chose : la communication en face à face a augmenté quand l'envoi d'e-mail a chuté. "Les photos des employés donnent une dimension humaine à l'outil et permet ainsi de décomplexer les relations en entreprise", ajoute le consultant. Et de préciser : "d'autres briques d'échanges pourraient être implémentées à l'outil comme des groupes de travail, de communauté d'intérêts ou de projets." Les trois-quarts des utilisateurs ont indiqué qu'ils utilisaient MyUnity pour être au fait des actions de leurs collègues qui se trouvaient aux alentours. Ce qui leur permettait de déterminer le meilleur moment et la meilleure façon d'entamer une discussion avec eux.

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