Pour rendre plus effectif le partage d’information dans l’organisation, le Gartner propose de généraliser une nouvelle approche: la collaboration extrême. Selon eux, cette méthode consiste à combiner quatre forces dites de collaboration et permettant d'améliorer la façon qu'ont les individus d'agir, de communiquer, de travailler ensemble et de maintenir des relations. Cela, même dans des organisations de très grande taille et aux frontières géographiques multiples. Le but : améliorer la performance de l'entreprise. Ces quatre forces étant d'ordre géographique, organisationnel, politique et de management. "Un environnement de collaboration extrême est globalement une cellule de crise virtuelle, où les collaborateurs peuvent se rassembler et travailler dans un même but", note Janelle Hill, analyste pour le cabinet. "Cet environnement est disponible en permanence, permettant aux gens de travailler quand ils le souhaitent, d'où ils le souhaitent, et de la manière qu'ils souhaitent, tant que cela permet d'atteindre ce but commun".

Généraliser les outils virtuels

Pour arriver à mettre au point ce type d'environnement, le cabinet propose six bonnes pratiques sous forme d'étapes : la première est de généraliser l'usage d'outils virtuels et de collaboration à distance dans le quotidien des individus. Par exemple en remplaçant une habitude "réelle" comme la tenue d'une réunion par son équivalent virtuel. Cela est d'autant plus crucial, notent les analystes, qu'un environnement de collaboration extrême se tiendra en parallèle de l'environnement habituel du salarié, qui devra être capable de passer de l'un à l'autre avec aisance et naturel. Deuxième bonne pratique : celle d'exploiter l'appétence naturelle des gens pour les communications en temps réel (messagerie instantanée, fils Facebook...). Proposer de disséminer l'information et d'établir la communication par ce biais, à tous les niveaux de hiérarchie, permettant d'apprendre à utiliser au mieux ces canaux. Troisième initiative : celle d'utiliser les processus de crowdsourcing et différents outils de médias sociaux pour faciliter la collaboration et la mise en place de communautés dynamiques.

Crowdsourcing, ludification...

Le meilleur moyen de se lancer dans cet usage étant de mettre en place une tweet jam, et d'inviter les salariés à y participer, et à partager leurs idées. Quatrième process : mettre au point des systèmes de récompense des efforts, sur le plan collectif et non pas individuel. L'intérêt : susciter le travail en équipe. Les performances de chaque groupe ou individu pouvant être gérées via des outils dédiés. Le cinquième conseil est justement de populariser l'usage de ces outils pour mesurer le comportement des collaborateurs face à la collaboration. Et le dernier conseil est celui de programmer des événements collectifs auxquels tous les collaborateurs sont invités à participer. Un bon moyen selon le Gartner d'encourager aussi l'usage d'outils comme la vidéoconférence mobile. Enfin, le cabinet soumet l'idée d'interdire durant des laps de temps défini la communication par mail, afin d'encourager les salariés à passer à d'autres modes pour communiquer.